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Questions fréquentes

La convocation se dématérialise avec la convocation électronique. La solution e-convocation permet de sécuriser l´envoi des courriers de convocations.

Oui, l’envoi électronique d’une convocation est légal et autorisé par l’article L.2121-10 du Code Général des Collectivités Territoriales pour la convocation électronique des élus : « Toute convocation est faite par le Maire. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est adressée par écrit, sous quelque forme que ce soit, au domicile des conseillers municipaux, sauf s’ils font le choix d’une autre adresse ». Il est donc possible de dématérialiser l’envoi plutôt que de recourir au papier.
Il est autorisé par l'article R.223-20 du Code du Commerce pour la convocation des actionnaires ou associés : « la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal (...) en soumet la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique ».
Enfin, le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015, relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, suite à l'art. 55 de la loi ALUR, a pour objet d’adapter le droit de la copropriété à l’évolution des moyens de communication permettant ainsi l'envoi dématérialisé des convocations aux assemblées via un dispositif sécurisé.
La dématérialisation d’une convocation vous permet d’assurer un suivi total de celle-ci, grâce au système de traçabilité et d’horodatage mis en place sur la plate-forme. Cela génère de réelles économies d’affranchissements, de frais d’expédition, d’utilisation de papier et de temps passé).
Oui, il est tout à fait possible de joindre un dossier composé de plusieurs fichiers à votre courrier de convocation. Le destinataire des documents en accusera automatiquement réception.
Le certificat électronique permet à l’agent ou à l’élu de signer électroniquement la lettre de convocation, pour en garantir l’intégrité et l’authenticité.
Pour commander un certificat électronique, vous pouvez faire une demande ici.
http://www.certidemat.com
Une traçabilité complète est garantie sur votre opération, vous recevez un accusé de lecture automatique une fois la convocation lue. Un registre des courriers vous permet de visualiser à tous instants le statut de votre convocation. Cela vous permet ainsi d’éviter toute contestation de mise à disposition, et donc la remise en cause d’une délibération.